agosto 16 2019 0Comment

5 passos importantes para a organização do evento corporativo

O processo para organizar um bom evento corporativo pode ser um desafio que envolve diversas variáveis. Por isso, o planejamento é essencial para qualquer organizador, que pode minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados.

Uma cultura organizacional deve prezar pela interação e conexão entre a sua equipe, parceiros e clientes. Promover um evento corporativo reforça a sua cultura organizacional, ajuda na promoção da marca, estreita relacionamentos, melhora o nível de motivação e engajamento dos profissionais.  

1) Equipe eficiente

O primeiro passo que o produtor deve realizar é montar uma equipe completa com profissionais competentes, com o objetivo de delegar as tarefas e realizar as pesquisas complementares.

 O papel do produtor é atuar no gerenciamento das frentes de trabalho, acompanhando os processos e mantendo uma visão geral dos acontecimentos. Isso pode cooperar que tudo aconteça no tempo certo. 

2) Definir uma estratégia

Dentro de um evento corporativo, o planejamento detalhado deve ser traçado pelo produtor, com todas as etapas da organização do evento, delegando responsabilidades, elegendo prioridades e acompanhando os processos.

Os objetivos, assim como a persona do evento, devem estar claros para que o planejamento se adeque ao público-alvo, o que gostam de fazer, o ambiente que se sentem confortáveis e felizes. Isso pode definir o sucesso do evento.

Para facilitar o desenvolvimento das estratégias e a distribuição de tarefas, você pode montar um cronograma acompanhado de um checklist com todas as etapas do planejamento. O desenvolvimento de um cronograma completo pode garantir que tudo aconteça dentro dos prazos e sem atrasos, para que o seu evento corporativo seja entregue em perfeitas condições. Ele deve abordar não só o dia, mas tudo que antecede e sucede o evento.

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3) Levantamento e orçamento

Antes de fechar pacotes e orçar, faça um levantamento do número de convidados e trace estimativas. Isso ajuda a poupar tempo e dinheiro. A verba disponível define a escolha do espaço, da decoração e do buffet. Por isso, faça uma planilha para organizar todos os gastos.

Para ajudar no orçamento, você pode buscar patrocínios que, além de aliviar os gastos, são uma ótima oportunidade para iniciar parcerias duradouras e fortalecer sua rede de networking. 

4) Data e local

Para definir o local e a data do seu evento corporativo, alguns fatores devem ser levados em consideração. É necessário evitar épocas de muito estresse para os funcionários, como o final de mês. Além disso, deve ser realizado em dia útil, fora do horário de trabalho.

Para o local, deve-se levar em conta o espaço, a infraestrutura e a localização.  

5) Comunique

Considere formas eficientes de comunicar seus funcionários, de forma pessoal, como um mailing atualizado de toda a empresa. Esse canal pode ter mais alcance e eficiência sem gerar custos adicionais.

É importante lembrar que depois que o seu evento corporativo passar, é hora de saber se a sua tarefa foi bem executada, captando as impressões de que estava envolvido, sejam convidados ou quem participou do planejamento. Para os convidados, você pode mandar por e-mail, não esquecendo de agradecer a presença e convidar para dar um feedback.

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